Legyen bár beosztott vagy alkalmazott, frissen áthelyezett vagy felvett, a siker egyik alapja, ha az irodai munka etikai szabályait, annak írott és íratlan normáit betartja. Különösen, ha előmenetelre, elismerésre és jó munkahelyi hangulatra vágyik. Mutatjuk, mikre érdemes odafigyelni!

Az irodai munka hatékonysága nagyban függ az udvarias viselkedéstől, a konfliktusmentes kommunikáció kialakításától és fenntartásától és a bizalmas információkezelésről.  Vannak általános normák és vannak olyan szabályok, amiket az adott cég, illetve az adott cég profilja határoz meg. Érdemes akár már az állásinterjúra való felkészülés során előre tájékozódni ezekről. Az etikett szabályok meghatározhatják a belső és a külső kommunikációt, az öltözködést, a kapcsolatépítést, és még sok más aspektust.

Irodai munka etikai szabályai: mi az elvárható magatartás?

• Minden emberi szituációban alapvető fontosságú (lenne), hogy az udvariasság, az udvarias viselkedés legyen a mérvadó. Ez ott indul, mindenkinek megadjuk a kellő tiszteletet, már a megszólításban is.  Írásban például hagyománytisztelő munkahelyen a „Tisztelt” kifejezéssel szólítson meg mindenkit, és magázódjon, amíg valaki fel nem ajánlja a tegeződést.
• Bár az etikai szabályok között általában nem erre gondolunk, de a másik fő erény a szerénység. A beszélgetések során ne hangoztassa kollégái előtt folyamatosan eredményeit és erősségeit. Arról, hogy milyen szakmai képzések, sikerek kötődnek a nevéhez, akkor beszéljen, ha egy épp megoldandó feladathoz, részmunkához az hasznos lehet. Ne kezdjen el kérdés nélkül sikereiről, vagy arról beszélni, hogy mi mindenben tehetséges. A kollégák először tapasztalják meg az Ön rátermettségét, mielőtt hallanának róla. Ha pedig beszélgetések során szóba kerül, hogy mi mindent ért el az életben, akkor meséljen arról röviden, amire igazán büszke, és lehetőség szerint ne részletezze.
• A munkahelyen elengedhetetlen a pontosság: érkezzen munkakezdés előtt legalább pár perccel, és lehetőleg ne Ön legyen az, aki minden nap elsőként hagyja el az irodát. Tartsa be a határidőket, főleg, ha azon a cég jóhírneve, vagy mások munkája múlik. Fontos azonban, hogy a munkaidő mellett a saját idejét is tartsa tiszteletben, bánjon óvatosan a túlórákkal.
• Az öltözködést illetően igazodjon a dress code-hoz, a megadott írott és íratlan öltözködési szabályokhoz. Ha ez nincs meghatározva, akkor alapvetően a ruházatát a visszafogott elegancia jellemezze.
• Tartsa tiszteletben a magán- és a céges tulajdont is. Ha valamit szeretne kölcsönvenni a kollégái asztaláról, legyen az egy toll, vagy egy egér, mindig kérdezzen rá, és köszönje meg, amikor megkapja. Csak addig használja, amíg feltétlen szükséges, és adja vissza a lehető leghamarabb.
• Ha többen vannak egy irodában, vagy a cégen belül a kisebb irodák a nyitott ajtó politikáját vallják, mindig figyeljen oda a megfelelő hangerőre, akár a kollégájával beszélget, akár zenét vagy rádiót hallgat munkaidőben. Ez utóbbinál mindig kérdezze meg az Ön körül ülőket, hogy zavarja-e őket a zene, és ha kell, használjon fejhallgatót.
• Ha meg kell tárgyalnia valamit egy kollégájával, de épp nagyon benne van egy munkafázisban, akkor hagyjon neki egy cetlit, vagy írjon e-mailt, de ne szakítsa félbe.
• A kedélyes hangulatú csevegések maradjanak meg a kávé- és cigiszünetre, a hosszabb telefonos ügyintézést, megbeszélést pedig folyosón, egy erre kijelölt helyen, vagy az udvaron végezze el.
• Ha tárgyalást, megbeszélést szervez, mindig egyeztessen időben a tárgyalók beosztásáért felelős személlyel, és minden kollégát időben tájékoztasson a megbeszélésről, melyek lényegretörőek, produktívak, rövidek legyenek. Biztosan Ön is ismeri a kifejezést, hogy „ez a meeting lehetett volna egy email is” – törekedjen arra, hogy amit elég pár mondatban átbeszélni, arra ne raboljon el órákat másoktól!
• Figyeljen oda arra is, hogy olyan ételeket fogyasszon, melyek nem járnak kellemetlen mellékhatásokkal, nem társul hozzájuk kellemetlen szag. Tartsa tisztán, rendben munkahelyi környezetét: mindig rögtön mosogasson el étkezés után, hagyjon maga után rendet a közös helységekben és a saját asztalán is.

Miről beszélgethet a munkahelyen?

Alapvető fontosságú, hogy válogassa meg, kivel milyen részleteket oszt meg a magánéletéből; nem biztos, hogy egy hétfő esti italozás anekdotái jó fényt vetnek Önre, amikor a főnökének ecseteli őket. Ugyanígy Ön se faggassa kollégáit a magánéletükről, engedje, hogy annyit meséljenek el, amennyit ők szeretnének.

Kerülje az irodai pletykákat, és ha valami olyat hall vagy lát, amit nem kellene, akkor azt kezelje diszkréten.  A legfontosabb pedig, hogy az irodán kívül is óvatosan kommunikáljon; semmi szakmai, céges belsős információt ne osszon meg külsősökkel, még akkor sem, ha úgy érzi, a négy fal között vannak.  A titoktartás és annak részletei olyan kérdések, amiknek megvannak az adott cégben a maga írott szabályai, és ha nem figyel rájuk, akkor nem csak a népszerűségi indexét, hanem akár a munkavállalói jogviszonyát is kockáztatja. A Munka Törvénykönyve részletesen kitér az üzleti titkokra és a titoktartási kötelezettségre, valamint a különböző adatokkal való visszaélések visszaszorítására és szankcionálására. Minden olyan adatot, információt, ami a munkakör betöltésekor, illetve a munkavégzés ideje alatt a tudomására jutott, bizalmasan kell kezelni: sem saját célra, sem külsősök céljára átadni, szabadon kezelni nem lehet.

Irodai munka etikai szabályai: a jogokkal való visszaélés

Ha Ön vezető pozícióban van, arra is kell figyelni, ne okozzon kárt és ne éljen vissza a beosztottak jogaival. Mit jelent ez pontosan? Előfordulhat olyan szituáció, amikor egy rendelkezés – akár felülről jövő is – mások jogos érdekeit sérti, korlátozza. Rosszabb esetben azzal fenyegeti a munkavállalót, kimondva vagy kimondatlanul, hogy akár a munkáját is elveszítheti, ha nem egyezik bele, vagy nem fogadja el ezeket a dolgokat.

Ide kapcsolódnak az olyan kérdések is, mint a munkahelyi zaklatás, ami gyakori visszaélés lehet a felsőbb pozícióban dolgozók részéről. Ezért fontos az első pontban említett udvarias viselkedés, és a fizikai távolságtartás mellett a megfelelő kommunikáció is, ami mellőz mindenféle bántó, félreértelmezhető, viccesnek szánt megjegyzést. Emellett fontos még, hogy a munka során ne korlátozza a  szabad véleménynyilvánítást, támogassa a kulturált vitát, teremtsen fórumot arra, hogy a dolgozók elmondhassák javaslataikat, ötleteiket, meglátásaikat.

Tisztesség, mint az irodai munka etikai szabálya

Ahogy egyre jobban elterjednek az alternatív foglalkoztatási formák, mint például a részmunkaidős, szabadúszó vagy projektalapú megbízás, fontos tisztázni, hogy a munkavállaló vállalhat-e hasonló megbízást a konkurenciánál. Általában ezt a legtöbb cég nem támogatja, hiszen sértheti a vállalatok gazdasági érdekeit, ráadásul olyan információk birtokába juthat mindkét részről, ami bizalmi problémákat vethet fel.  Amennyiben magánvállalkozóként kezd bele egy projektbe, akkor is érdemes arra figyelnie, hogy mindez ne sértse a munkáltatója érdekeit.

Együttműködési kötelezettség

Alapfeltétele minden kooperációnak a rugalmasság, és nyitottság, az a képesség, hogy valaki jó csapatjátékos legyen és ennek megfelelően az adott munkahely íratlan normáit betartva alakítsa ki munkatársaival a kapcsolatait. A jó alkalmazkodó készség, a cég szemléletének szükségszerű átvétele a pozíció gyakorlati betöltése, a munkavégzés közben alapvető feltétele a hitelességének, annak, hogy meggyőzően tudja bárki képviselni a céget kifelé és befelé.

Tájékoztatási kötelezettség

A munkáltató az alkalmazottakat mindig köteles a munkahelyi körülményekről, lehetőségekről előre tájékoztatni. A munkavállalónak kötelessége tájékoztatni feljebbvalóját, minden, a munkáját érintő változásról: ha nem tudja valamiért a megbeszélt időre elvállalni a feladatot, ha valamiféle változás jön létre a megvalósításban. A munkavállalónak kötelessége tájékoztatni főnökét időben arról, hogyha betegállományba vonul, megváltozott a munkaképessége, a pozíció betöltésével, feladatkörével kapcsolatos változásokról. Ezeket a törvény is előírja, de a munkahelyi etikett írott és íratlan szabályaiba is beletartozik.

Ha pedig valamilyen okból vége szakad az együttműködésnek, az elbocsátásról és a felmondásról munkáltató és munkaadó megfelelő módon, a szerződésben leírtak szerint köteles tájékoztatni egymást. A törvény által előírt formaságok mellett fontos ilyenkor is a kultúrált, higgadt magatartás, a jó kapcsolat megőrzése, hiszen soha nem tudhatja, mikor lesz szüksége ajánlásra, referenciára.

Biztonsági előírások betartása

A munkavállaló kötelessége, hogy a számára kijelölt időben és helyen olyan állapotban jelenjen meg, hogy a leghatékonyabban tudja elvégezni a rábízott munkát. A biztonságos munkavégzés érdekében kipihenten és mindenféle tudatmódosító szer, termék fogyasztása alatt álló hatás nélkül kell megjelenni.

A hivatalos etikett része, hogy a munkavállaló nem lépheti át saját hatáskörét, nem kerülheti meg a hierarchia különböző lépcsőfokait,. Csak azokat a feladatokat végezheti el, melyek munkakörébe tartoznak, a szerződésében szerepelnek, és amihez megvan a megfelelő képesítése, tapasztalata. A munkavállaló kötelessége, hogy az adott munkahelyéhez szükséges  biztonságos munkavégzésre vonatkozó szabályokat megismerje és azokat alkalmazni tudja. A munkáltató kötelezettsége pedig ismertetni azokat és biztosítani a megfelelő képzést. A dolgozó kötelessége, hogy a rendelkezésére bocsátott munkaeszközök biztonságos állapotát ellenőrizze, és rendeltetésüknek megfelelően használja. Ha úgy találja, hogy a munkaeszközök alkalmatlanok, a munkaadónak kötelessége biztosítani a megfelelőeket.

Reméljük, hogy tudtunk Önnek megfelelő tájékoztatást adni arról, mi mindenre érdemes figyelni a munkahelyi etikett kapcsán. Amennyiben épp most váltana, készülne állásinterjúra, akkor az alábbi cikkeinket is ajánljuk Önnek:

Első nap a munkahelyen: megjelenési, viselkedési útmutató

Állásinterjú ruha és öltözet: hogyan készülj?

10 tipp a mindennapi motiváció fenntartására

Állásinterjú tippek: 12 hasznos öltözködési és viselkedési tanács