El sem tudjuk képzelni az életüket okostelefonok nélkül, a munka és a magánélet elengedhetetlen eszközeivé váltak. Emlékszik még azokra az időkre, amikor el kellett battyogni a 2 sarokra álló vonalas telefonfülkéjéig? Most már egy múzeumig kell mennie, ha találkozni akar ilyesmivel. Sok minden változott, de ami maradandó, az az, hogy a telefonálásnak megvannak a maga íratlan szabályai.

Melyek a telefonálás szabályai?

A telefonálásnak is megvan a maga alapvető etikettje, amit, ha nem tart be, akkor szűkebb és tágabb környezetében könnyen negatív benyomást alakíthat ki magáról. Íme egy kis kiindulási pont, más néven kapaszkodó a telefonálás alapvető szabályaihoz, hogy pluszpontokkal indulhasson egy új kapcsolatban vagy munkahelyen. Nézzük melyek ezek!

• Ha telefonál, szituációhoz megfelelően mutatkozzon be, de ha Önt hívják várja meg amíg a hívó fél mutatkozik be és közli, hogy kivel szeretne beszélni.
• Tisztán, érthetően beszéljen, ne hadarjon és figyeljen a megfelelő hangszínre és hangerőre!
• A telefonbeszélgetések, egyeztetések legyenek lényegre törőek, rövidek, hacsak nem speciális a helyzet vagy az ügyfél.
• Mindig figyeljen arra, hogy a telefonos beszélgetést is a megfelelő hangnemben, stílusban folytasson.
• A nyitásra és a kezdésre figyeljen oda, legyen része a beszélgetésnek az üdvözlés és az elköszönés.
• Magánjellegű hívásait lehetőleg reggel 9-21 óra között, hivatalos telefonjait 8-17 óra között intézze el.
• Ha megszakad a telefonvonal, mindig az hív újra, aki a hívást kezdeményezte.
• Telefonkonferencia esetén a bemutatkozást mellőzni kell, a bemutatást egy személy végzi, ő mutatja be egymásnak a telefonálókat.
• Ha üzenetrögzítőn hagyja meg nevét, telefonszámát, várja meg a sípoló hangot.
• Ha megígéri valakinek, hogy visszahívja, tartsa ezt be. Ha nem tudja fogadni a hívást, lehetőség szerint ezt jelezze, és ígérjen visszahívást, amint az lehetséges lesz. A legtöbb okostelefon képes arra, hogy a hívást egy üzenettel utasítsa el.
• Előfordul, hogy tévesen tárcsáz valakit, ebben az esetben kérjen udvariasan bocsánatot.
• Gépkocsiban maximum a kihangosító, vagy üzenetrögzítő által beszéljen másokkal.
• Ha fontos hívást vár, miközben találkozója van valakivel, akkor azt előre közölje azzal, akivel találkozik, és intézze gyorsan a hívást.
• Kerülje a magánügyekkel kapcsolatos intim beszélgetéseket, káromkodást, egészségügyi helyzet, magánélet kitárgyalását nyilvános helyeken.
• Tüsszentés és köhögés esetén a telefonos beszélgetéskor is amennyire lehet, fordítsa el a fejét és akkor is kérjen elnézést. Mellőzze telefonálás közben az evést rágózást, és ne beszéljen egyszerre a telefonos partnerhez és ahhoz, akivel személyesen találkozott éppen!
• Telefonon nem illik részvétet nyilvánítani, de gratulálni valamilyen sikerhez vagy eredményhez, illetve felköszönteni valakit igen!
• Ha üzenetet hagy telefonra, mindenképpen köszönjön, mutatkozzon be és nyújtson egy rövid tájékoztatást.

Hol, milyen helyzetben nem illik telefonálni? 

Nem illik telefonálni templomban, temetőben, színházi előadás közben, moziban, múzeumban, galériában, könyvtárban, kórházban, tárgyalás alatt vagy hivatalos ügyintézés közben. Egy személyes, üzleti tárgyalás esetén ugyanúgy nem ajánlott felvenni a telefont, mint egy mély, meghitt beszélgetés közepén.

Mire figyeljen, amikor telefonál?

Bárhol is van, minimalizálja annyira a háttérzajt, amennyire lehetséges: például legyen lehalkítva a zene, tévé. Hivatalos telefonokat lehetőség szerint ne intézzen útközben, továbbá vezetés közben ne telefonáljon! Figyeljen környezete biztonságára is.

Tisztán, érthetően mutatkozzon be, udvariasan jelezze mindig, ha nem alkalmas az időpont, mert esetleg közösségben van. Utóbbi esetében, amennyiben halaszthatatlan a hívás, mindenképpen menjen ki a szobából, hogy másokat ne zavarjon!

Telefonetikett az okostelefonokkal

A modern digitalizációnak számtalan előnye és hátránya van, a mobiltelefonnal ma már könnyedén legyőzhető a távolság és az idő korlátai, azonban valójában nehéz úgy kiszakadni a hétköznapokból, ahogy szüksége lenne rá. Ha mindenáron fontos, hogy elérhető legyen folyamatosan, akkor is figyelembe kell venni a környezet igényeit és elvárásait. Ha olyan helyiségben tartózkodik vagy olyan programon vesz részt, ahol előre jelezték, hogy a mobiltelefon használata tilos, hagyja el a helyszínt a beszélgetés időtartama alatt. Amikor teheti, a személyes találkozókon vagy programokon kapcsolja ki, vagy legalább némítsa le mobilját. Ha mégis felveszi, akkor intézze röviden a hívást, hacsak nincs valamilyen váratlan vészhelyzet, amit azonnal meg kell oldania a környezetében. Ne nézegesse folyton, ne válaszolgasson az üzeneteire, koncentráljon a személyes találkozóra, amennyire csak lehetséges.

A telefonálás szabályai: mik a legfontosabb szabályok egy protokoll hívás esetén? 

Ellentétben a magánhívással, a hivatalos hívás esetén mindig a teljes nevet be kell mondani, titulussal együtt kell bemutatkozni. Pontosan ismertetni kell, hogy milyen intézménytől keresi az illetőt, milyen beosztással rendelkezik, valamint azt is, hogy kinek a kéréséből megbízásából telefonál és milyen ügyben. Ezt követően rögtön meg kell kérdezni a beszélgetőpartnertől, hogy alkalmas időpontban keresi-e őt. A beszélgetés lezárását, az elköszönést, mindig a hívó fél kezdeményezi.

Ha a hívott fél nem ér rá, de megígéri, hogy keresi, hagyja meg neki az elérhetőségét és ne keresse őt, amíg ő nem hívja, csak akkor, ha a megígért időben nem kapott visszahívást.

Mik a telefonálás szabályai egy munkahelyen?

Mindegy, hogy szakmai vagy magánbeszélgetést folytat, ha hosszabban teszi azt és vannak mások is az irodában, akkor hagyja el a helyiséget, és ne zavarja kollégáit a munkában.

Rövidebb egyeztetések esetén halkan beszéljen! Magánbeszélgetései diszkrétek legyenek, és semmilyen keretek között se mások előtt folytassa őket. Amennyiben nincs vészhelyzet, a munkahelyen kívüli hivatalos és magántelefonjait ne munkaidőben végezze el.

Ha egy munkatárs vagy a főnök telefonját kell a távollétében kezelni, közölni kell, hogy a hívott szám kinek a telefonjához tartozik, és el kell mondani, hogy ki az, aki helyette beszél. Illik azt is említeni, miért Ön kezeli a telefont; például mert a hívott fél hivatalos tárgyaláson van, ebédszünetet tart, szabadságon van, majd ajánlott megadni, hogy mikor és hogyan tudja az illetőt elérni a hívó fél.

Ha nincs tisztában az íratlan normákkal és nem tartja be maradéktalanul azokat, könnyen kellemetlen helyzetben találhatja magát. Néhány alapvető illemszabály ismeretének és betartásának nagyobb hatása lehet a munkahelyi vagy magánéleti sikereire, mint ahogy azt elsőre gondolná. Reméljük, hogy hasznos kapaszkodóként tudja használni a cikkünket. Magazinunkban további bejegyzéseket talál a viselkedési etikettel kapcsolatban, olyan szituációkban is, amikor adott egy személyes megjelenés és találkozás, és nem csak a vonal végén, látatlanban kell jó döntéseket hozni. Éttermi etikettünk is hasznára lehet, valamint a kézfogásról szóló cikkünket is érdemes elolvasnia!