Egy hivatalos megbeszélés sikere nagyon sok tényezőn múlik. Ha ért a szakmájához vagy megnyerő a stílusa, önmagában még nem elegendő a másik fél meggyőzéséhez. Bármi is legyen a téma, a viselkedés és az öltözködés kulcsfontosságúak, amikorüzleti tárgyalásról van szó. Ebben az útmutatóban mindent megtalál, amit tudni érdemes ezzel kapcsolatban.

Üzleti tárgyalás: hogyan készüljön fel rá?

Egy üzleti tárgyalásra való felkészülés alapos és stratégiai tervezést igényel. Először is érdemes meghatározni, mit szeretne elérni a megbeszélés során. Legyenek ezek konkrét célok, például áralku, szerződés megkötése vagy hosszú távú együttműködés kialakítása. Hasznos az is, ha megismeri a másik fél pozícióját, érdekeit és céljait. Lehetőség szerint tanulmányozza a piaci helyzetét, erősségeit és gyengeségeit. Készüljön fel arra az esetre is, ha az eredeti terv nem működne. Legyenek a talonban kész alternatív javaslatok és stratégiák!

Fontolja meg, hogy milyen üzenetet szeretne közvetíteni, és hogyan teszi azt hatékonyan. Érdemes előkészíteni elő minden szükséges dokumentumot, adatot vagy prezentációt, amely segíthet meggyőzni a másik felet.

Mindig ellenőrizze, hogy a tárgyalás időpontja és helyszíne mindkét félnek megfelelő.

 Ügyeljen arra is, hogy elegendő időt szánjon a tárgyalásra. A késés semmiképpen sem megengedett! A pontosság nem csupán szakmai szempontból fontos tényező. Ezzel fejezi ki tiszteletét a másik iránt, miközben tanúbizonyságot tesz felkészültségéről és megbízhatóságáról is. Nem érdemes tehát a késést megkockáztatni, különösen az üzleti világban. Ezzel a témával korábban ebben a bejegyzésben foglalkoztunk:

Késés és pontosság az üzleti világban

Végül, de nem utolsósorban pedig ne feledje, hogy a tárgyalásnak nem csak üzleti, hanem emberi oldala is van és kellő empátiával álljon a másik félhez!

Természetesen ezek csak általános irányelvek, hiszen minden tárgyalás más és egyedi.

Hogyan öltözzön egy üzleti tárgyalásra?

Az öltözködés nagyon fontos része az üzleti tárgyalásra való felkészülésnek, mert az első benyomás meghatározó lehet. Ezen a ponton már nagyon sok minden eldőlhet, hiszen kialakít Önről egy képet a partner anélkül, hogy megszólalna. Vagyis bár nem a ruha teszi az embert, de kétségtelen, hogy az első benyomásban határozott szerepe van. Ezzel kapcsolatban itt olvashat bővebben:

Mi pontosan az első benyomás? Hogyan alakíthatunk rajta?

A formális öltözet mindig jó választás egy tárgyalásra. Egy jó minőségű, jól illeszkedő öltöny vagy kosztüm mindig ideális lehet. Ügyeljen arra, hogy a ruházat megfelelő méretű, ugyanakkor kényelmes legyen. A neutrális színek, mint a fekete, a szürke, a kék vagy a barna tökéletesen egy ilyen alkalomra. Kerülje az extravagáns vagy túl feltűnő ruhákat és kiegészítőket, inkább az egyszerű, letisztult stílus mellett tegye le a voksát! Ne feledkezzen meg az apró részletekről sem! Fontos, hogy a ruházat tiszta és rendezett legyen, de a haj és a körmök ápoltsága szintén elengedhetetlen.

A gardrób előtt állva az időjárást és a tárgyalás helyszínét is figyelembe kell venni. A lábbelik szempontjából pedig a lényeg, hogy válasszon olyan cipőt, amely kényelmes és jól passzol a választott szetthez, valamint megfelel az adott helyszín és környezet elvárásainak. Korábban írtunk már az öltözködési etikettről is.

Mik az üzleti tárgyalás legfontosabb elemei?

Hatékony kommunikáció nélkül nincs sikeres tárgyalás. Fontos, hogy tisztán és lényegretörően beszéljen a másik féllel. Ugyanakkor lényeges az empátia és az együttműködési készség is egy üzleti tárgyalás sikeréhez. Meg kell érteni a másik fél álláspontját és érdekeit, és lehetőség szerint olyan megoldásokat kell keresni, amelyek mindkét fél számára előnyösek.

A tárgyalási technikák és stratégiák alkalmazása is segíthet abban, hogy hatékonyan érje el a kitűzött célokat. Ez magában foglalja az alkudozást, a problémamegoldást, valamint az érvek és ellenérvek elemzését is.

Hogyan viselkedjen egy üzleti tárgyalás során?

Az üzleti tárgyalások során fontos, hogy profi és hatékony viselkedést tanúsítson. Mindenekelőtt legyen udvarias és tisztelettudó a másik féllel szemben, figyelmesen hallgassa meg. Semmiképpen ne szakítsa meg folytonosan meg a másik fél beszédét, és ne hagyja, hogy más tényezők elvonják a figyelmét. Mindenképpen legyen tisztelettel a másik fél iránt, még akkor is, ha nem ért egyet vele.

Egy ilyen helyzetben komoly értéket képvisel a nyitottság és rugalmasság is, miközben határozott és magabiztos a saját álláspontját illetően, de arrogancia nélkül. Vagyis viselkedjen professzionálisan, a szituációnak megfelelően!

Milyen viselkedést kerüljön az üzleti tárgyaláson?

Az üzleti tárgyalásokon bizonyos viselkedési mintákat érdemes kerülni annak érdekében, hogy hatékonyan és profin szerepeljen.

• Semmiképpen ne lépjen fel agresszívan vagy túl dominánsan, akkor sem, ha kiemelt határozottsággal áll a helyzethez. Az erőszakos vagy nyomuló stílus általában nem vezet pozitív eredményekhez az üzleti tárgyalásokon.
• Ugyanakkor a túlzott passzivitást vagy visszahúzódás sem jó, hiszen ez megakadályozza, hogy hatékonyan képviselje az érdekeit vagy kommunikáljon a másik féllel.
• Fontos, hogy aktívan részt vegyen a tárgyalásokon, akkor is, ha nem Ön a fő szóvivője a cégnek vagy az érdekeknek, amit képvisel.
• A személyeskedést el kell felejteni egy ilyen szituációban. Az üzleti tárgyalások során az érdekekre és az üzleti kérdésekre kell összpontosítani, kivéve természetesen, ha amúgy baráti a viszony a tárgyalópartnerekkel.
• Kerülje a túlzott rugalmatlanságot vagy merevséget az állásponttal vagy a tárgyalási feltételekkel kapcsolatban. Fontos, hogy legyen nyitott az új ötletekre és alternatív megoldásokra.
• A nem megfelelő humornak vagy viccelődésnek nincs helye egy ilyen megbeszélésen, mivel ezek könnyen félreérthetők vagy sértők lehetnek. Inkább tartsa a beszélgetést az üzleti jellegű témákon és ne térjen el a tárgytól!
• Fontos továbbá, hogy mindig figyeljen az adott helyzetre és a másik fél reakcióira, és alkalmazkodjon a tárgyalás dinamikájához.

Mikor tekinthetünk sikeresnek egy üzleti tárgyalást?

Az üzleti tárgyalás sikeresnek tekinthető, ha az eredmény összhangban áll az előzetesen meghatározott célokkal és elvárásokkal. Vagyis ha sikerült elérni az előzetesen kitűzött célokat és megállapodást kötni, amely mindkét fél számára előnyös. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden úgy alakult, ahogy Ön vagy Önök akarták – a kompromisszumok is vezethetnek sikerre.

Mindkét félnek éreznie kell, hogy értéket nyert a tárgyalás során. Ezen felül a megkötött szerződésnek megfelelően kell tükröznie a feltételeket és szabályozásokat, valamint meg kell felelnie a jogi követelményeknek.

Sikernek tekinthető az is, ha a tárgyalás során sikerült jó kapcsolatot kiépíteni a tárgyalópartnerrel, ami hosszú távú együttműködést és pozitív üzleti kapcsolatokat eredményezhet. Szintén ide sorolandó az is, ha a tárgyalás során hatékony kommunikáció zajlott és mindkét fél értette és elfogadta a másik fél álláspontját, vagy ha sikerült rugalmasan reagálni az előforduló kihívásokra és problémákra, és megoldásokat találni rájuk.

A sikeres tárgyalásnak sok kulcsa van az alapos felkészüléstől kezdve a kommunikációs- és konfliktuskezelési technikákon át az üzleti etikett betartásáig. Az öltözködés egy kiemelten fontos része a sikereinek, ezért ha bizonytalan, mit is vegyen fel a következő tárgyalásra, kérjen ingyenes stílustanácsadást kollégáinktól!